Projektphasen
Die Dauer hängt von Umfang, Anzahl der Standorte und Integrationen ab. Fordern Sie vom Anbieter einen Plan je Phase mit Dauer, Liefergegenständen und den von Ihnen erwarteten Ressourcen.
| Phase | Wichtige Aktivitäten | Liefergegenstand | Verantwortlich |
|---|---|---|---|
| 1. Mobilisierung | Projektteam, Governance, Kommunikationsplan, Risikoregister | Projektauftrag | Kunde + Anbieter |
| 2. Analyse und Design | Prozessworkshops, Ausnahmen, Platzstruktur, Etiketten, Integrationsschnittstellen | Freigegebenes Lösungsdesign (Leistungsbeschreibung) | Anbieter, Freigabe durch den Kunden |
| 3. Konfiguration und Entwicklung | Systemregeln, Berichte, Individualentwicklungen, Integrationen | Funktionsfähiges System in der Testumgebung | Anbieter |
| 4. Tests | Unit-, Integrations-, Benutzerakzeptanz- (UAT) und Lasttests | Unterzeichneter UAT-Bericht, Liste offener Fehler | Kunde (UAT), Anbieter |
| 5. Datenmigration | Artikelstamm, Lagerplätze, Anfangsbestand, offene Aufträge; Probeladungen | Validierte Datenladung | Kunde (Daten), Anbieter (Werkzeuge) |
| 6. Schulung | Key-User-Schulung, Bedienerschulung, Handbücher | Schulungsnachweise | Anbieter + Key-User |
| 7. Go-live | Go- / No-Go-Entscheidung, Bestandszählung, Umstellung, Vor-Ort-Support | Live-System | Gemeinsam |
| 8. Hypercare | Intensiver Support, tägliche Stand-ups, KPI-Verfolgung, Abschluss | Projektabschlussbericht | Gemeinsam |
Verantwortlichkeiten auf Kundenseite
- Benennen Sie einen Projekteigner mit Entscheidungsbefugnis und einen nahezu vollzeitlichen Projektleiter.
- Benennen Sie für jeden Hauptprozess (Wareneingang, Bestand, Kommissionierung, Versand) einen Key-User.
- Planen Sie von Anfang an IT-Ressourcen für Entwicklung und Tests auf ERP-Seite ein.
- Beginnen Sie die Bereinigung der Artikelstammdaten (Abmessungen, Gewicht, Barcodes) zu Projektbeginn.
- Halten Sie Hardware (Handhelds, Drucker, WLAN-Abdeckung) vor den Tests vor Ort bereit.
- Schließen Sie Etiketten, Platzbarcodes und Regalbeschriftung vor dem Go-live ab.
Testplan
- Benutzerakzeptanztest (UAT): reale Szenarien, echte Benutzer und Handhelds; nutzen Sie die Demoszenarien (SET-02) als Ausgangspunkt.
- End-to-End-Integrationstest: der vollständige Ablauf vom im ERP angelegten Auftrag bis zu Versand und Fakturierung.
- Lasttest: System- und Netzwerkleistung bei Ihrem Auftragsvolumen am Spitzentag.
- Rückfallprobe: wie man zum alten Prozess zurückkehrt, wenn das Go-live scheitert.
Go-live-Checkliste (Go / No-Go)
Treffen Sie die Go-live-Entscheidung anhand dieser Liste, nicht des Kalenders. Ordnen Sie jedem Punkt einen Verantwortlichen und einen Nachweis zu.
- UAT freigegeben; keine offenen kritischen oder hochprioren Fehler.
- End-to-End-Integrationstests bestanden; Fehlerüberwachung und Verantwortliche sind eingerichtet.
- Stammdaten geladen und stichprobenartig geprüft.
- Plan für die Bestandszählung zum Anfangsbestand und Verfahren zur Freigabe von Abweichungen bereit.
- Alle Benutzer geschult; Benutzerkonten und Zugriffsrechte eingerichtet.
- Handhelds, Drucker und WLAN-Abdeckung vor Ort getestet.
- Platz- und Artikeletiketten gedruckt und angebracht.
- Ein stundengenauer Umstellungsplan: Buchungsstopp im ERP, letzte Bewegungen, Zählung, Eröffnung.
- Kunden und Spediteure über die Umstellung informiert; Auftragsannahme bei Bedarf angepasst.
- Anbieterteam in der/den ersten Woche(n) vor Ort; Supportleitung und Eskalationsweg klar.
- Rückfallplan und Entscheidungskriterien schriftlich festgehalten.
Hypercare
- Halten Sie in den ersten Wochen ein kurzes tägliches Stand-up: offene Punkte, Versandstatus, Bestandsabweichungen.
- Verfolgen Sie wöchentlich die KPIs, die Sie vor dem Go-live gemessen haben (Genauigkeit, Produktivität, Durchlaufzeit).
- Legen Sie die Ausstiegskriterien für die Hypercare vorab fest (z. B. keine kritischen Fehler über einen bestimmten Zeitraum).
- Halten Sie beim Abschluss Lessons Learned und die nächste Verbesserungsliste fest.
Dieses Dokument ist eine allgemeine Arbeitsvorlage; es ersetzt keine rechtliche, finanzielle oder technische Beratung. Passen Sie es an Ihre Situation an.