WMS-Vertragsleitfaden

Dieser Leitfaden ist keine Rechtsberatung. Lassen Sie den Vertrag vor der Unterschrift von Ihrer Rechtsberatung prüfen.

Das Vertragspaket

Ein WMS-Kauf besteht meist aus mehreren Dokumenten. Legen Sie im Vertrag fest, welches Dokument im Konfliktfall Vorrang hat.

Lizenz und Abonnement

• Ist die Lizenzeinheit klar definiert (namentlicher / gleichzeitiger Benutzer, Handheld, Standort, Transaktionsvolumen)? Werden Handheld-Benutzer separat gezählt?
• Was passiert bei Überschreitung von Volumen oder Benutzern? Ist der Stückpreis für zusätzliche Lizenzen im Vertrag festgelegt?
• Erfordert das Hinzufügen eines Standorts, Unternehmens oder Landes zusätzliche Lizenzen?
• Sind Methode und Obergrenze jährlicher Preiserhöhungen festgeschrieben?
• Bei Abonnements: Wie lauten Laufzeit, automatische Verlängerung und Kündigungsfristen?
• Sind Test- / Schulungsumgebungen in der Gebühr enthalten?
• Bei Kauflizenzen: Wie wird die Wartung berechnet, und was passiert, wenn Sie sie nicht mehr bezahlen?

Implementierungsvertrag

• Ist die Leistungsbeschreibung eine Anlage? Sind die Antworten der Anforderungsmatrix (Standard / Konfiguration / Entwicklung) verbindliche Zusagen?
• Ist das Preismodell klar: Festpreis oder nach Aufwand? Ist beim Festpreis festgehalten, was ausgeschlossen ist?
• Sind Abnahmekriterien und der Abnahmetestprozess definiert? Gilt Schweigen als Abnahme?
• Sind Zahlungen an Meilensteine und Abnahme gebunden? Wird die Schlusszahlung bis nach Go-live und Hypercare zurückgehalten?
• Stehen der Change-Request-Prozess und Tages- / Stundensätze im Vertrag?
• Sind die Schlüsselpersonen des Anbieters namentlich benannt? Ist für ihren Austausch Ihre Zustimmung nötig?
• Gibt es Abhilfen oder Servicegutschriften bei Verzögerungen?

Service-Level (SLA) und Support

• Sind Prioritätsstufen (kritisch, hoch, normal) definiert, und umfasst „kritisch“ einen Versandstillstand?
• Sind Erstreaktions- und Lösungs- / Umgehungszeiten je Stufe festgehalten? Decken die Supportzeiten Ihre Schichten ab?
• Bei Cloud-Diensten: Wie hoch ist die monatliche Verfügbarkeitszusage, und wie wird sie gemessen? Ist geplante Wartung ausgenommen?
• Gibt es Servicegutschriften oder ein Kündigungsrecht bei SLA-Verstößen?
• Sind Upgrades enthalten? Wer ist dafür verantwortlich, kundenspezifische Entwicklungen in neue Releases zu übernehmen?
• Wie lautet die End-of-Life-Richtlinie des Produkts?

Dateneigentum, Sicherheit und Datenschutz

• Stellt der Vertrag klar, dass alle Betriebsdaten (Stammdaten, Transaktionen, Berichte) dem Kunden gehören?
• Ist die Nutzung der Daten durch den Anbieter eingeschränkt (z. B. nur anonyme Statistiken)?
• Sind die Rollen nach dem anwendbaren Datenschutzrecht definiert (z. B. DSGVO; in der Türkei KVKK, Gesetz Nr. 6698): Kunde als Verantwortlicher, Anbieter als Auftragsverarbeiter?
• Sind Hosting-Land und Rechenzentrum angegeben? Werden Daten ins Ausland übermittelt, sind die Voraussetzungen des anwendbaren Rechts erfüllt (z. B. Kapitel V DSGVO; Art. 9 KVKK in der Türkei)? Prüfen Sie die aktuellen Regeln mit Ihrer Rechtsberatung.
• Gibt es eine Liste der Unterauftragsverarbeiter und eine Pflicht, Änderungen mitzuteilen?
• Sind Sicherheitsmaßnahmen, Backups, Disaster-Recovery-Ziele und Meldefristen bei Datenpannen festgehalten?
• Haben Sie das Recht, unabhängige Prüfberichte oder Zertifikate anzufordern?

Exit und Datenrückgabe

• Ist festgehalten, in welchem Format (z. B. CSV, Datenbanksicherung) und innerhalb wie vieler Tage Daten bei Ablauf oder Kündigung zurückgegeben werden?
• Muss der Anbieter nach der Rückgabe seine Kopien löschen und die Löschung dokumentieren?
• Kann der Dienst für eine angemessene Übergangszeit bis zu Ihrer Migration verlängert werden?
• Bei On-Premise: Ist eine Quellcode-Hinterlegung (Escrow) nötig? Was passiert, wenn der Anbieter den Geschäftsbetrieb einstellt?
• Sind Kündigungsgründe (z. B. anhaltender SLA-Verstoß, Insolvenz, Kontrollwechsel) und Erstattungen bei Kündigung definiert?

Geistiges Eigentum und Haftung

• Wem gehören die für Sie erstellten Entwicklungen, Berichte und Integrationen? Haben Sie zumindest ein unbefristetes Nutzungsrecht?
• Ist der Anbieter verpflichtet, Sie gegen Ansprüche Dritter wegen geistigen Eigentums freizustellen?
• Ist die Haftungsobergrenze (z. B. in Höhe der Jahresgebühren) angemessen? Sind Daten- und Vertraulichkeitsverletzungen von der Obergrenze ausgenommen?
• Sind anwendbares Recht und zuständige Gerichte / Schiedsverfahren festgelegt?

Letzte Prüfung vor der Unterschrift

1. Spiegeln sich die Versprechen aus Angebot, Anforderungsmatrix, Demonotizen und Referenzgesprächen im Vertrag oder seinen Anlagen wider?
2. Wurden die 5-Jahres-Gesamtkosten mit den Zahlen aus dem Vertrag neu berechnet?
3. Haben Betrieb, IT, Finanzen und Recht den Vertrag gesehen?

Dieses Dokument ist eine allgemeine Arbeitsvorlage; es ersetzt keine rechtliche, finanzielle oder technische Beratung. Passen Sie es an Ihre Situation an.