Guida ai contratti WMS

Questa guida non costituisce consulenza legale. Faccia esaminare il contratto dal suo consulente legale prima di firmarlo.

Il pacchetto contrattuale

Un acquisto di WMS consiste di solito in più documenti. Indichi nel contratto quale documento prevale in caso di conflitto.

Documento	Cosa copre
Contratto di licenza o abbonamento	Diritto d’uso del software, canoni, durata, rinnovo
Contratto di implementazione (progetto) e documento di perimetro	Attività di implementazione, deliverable, collaudo, calendario, piano dei pagamenti
Contratto di supporto e manutenzione / SLA	Orari di supporto, tempi di risposta e risoluzione, disponibilità, crediti di servizio
Accordo sul trattamento dei dati	Trattamento dei dati personali, misure di sicurezza, sub-responsabili

L’unità di licenza è chiaramente definita (utente nominale / concorrente, terminale, sito, volume di transazioni)? Gli utenti dei terminali sono conteggiati a parte?
Cosa succede in caso di superamento di volumi o utenti? Il prezzo unitario delle licenze aggiuntive è fissato nel contratto?
Aggiungere un sito, un’azienda o un Paese richiede licenze aggiuntive?
Il metodo e il tetto degli aumenti annuali di prezzo sono messi per iscritto?
Per gli abbonamenti: quali sono durata, rinnovo automatico e termini di preavviso per la disdetta?
Gli ambienti di test / formazione sono inclusi nel canone?
Per le licenze perpetue: come si calcola la manutenzione e cosa succede se smette di pagarla?

Il documento di perimetro è un allegato? Le risposte della matrice dei requisiti (Standard / Configurazione / Sviluppo) sono impegni vincolanti?
Il modello di prezzo è chiaro: prezzo fisso o a consuntivo? Con prezzo fisso, è scritto cosa è escluso?
Sono definiti i criteri di collaudo e il processo di test di accettazione? Il silenzio vale come accettazione?
I pagamenti sono legati a milestone e collaudo? Il pagamento finale è trattenuto fino a dopo l’avviamento e l’hypercare?
Il processo di richiesta di modifica e le tariffe giornaliere / orarie sono nel contratto?
I membri chiave del team del fornitore sono nominati? Serve la sua approvazione per sostituirli?
Esistono penali o crediti di servizio per i ritardi?

I livelli di priorità (critico, alto, normale) sono definiti e «critico» copre il blocco delle spedizioni?
I tempi di prima risposta e di risoluzione / soluzione temporanea sono scritti per ogni livello? Gli orari di supporto coprono i suoi turni?
Per un servizio cloud: qual è l’impegno di disponibilità mensile e come si misura? La manutenzione pianificata è esclusa?
Ci sono crediti di servizio o un diritto di recesso per violazioni dello SLA?
Gli aggiornamenti sono inclusi? Chi è responsabile di portare gli sviluppi personalizzati sulle nuove release?
Qual è la politica di fine vita del prodotto?

Il contratto stabilisce chiaramente che tutti i dati operativi (anagrafiche, transazioni, report) appartengono al cliente?
L’uso dei dati da parte del fornitore è limitato (ad es. solo statistiche anonime)?
I ruoli sono definiti secondo la normativa sulla protezione dei dati applicabile (ad es. GDPR; in Turchia la KVKK, Legge n. 6698): cliente come titolare, fornitore come responsabile del trattamento?
Sono indicati il Paese di hosting e il data center? Se i dati vengono trasferiti all’estero, sono rispettate le condizioni della legge applicabile (ad es. Capo V del GDPR; articolo 9 della KVKK in Turchia)? Verifichi le regole vigenti con il suo consulente.
Esiste un elenco dei sub-responsabili e l’obbligo di notificare le modifiche?
Sono messi per iscritto misure di sicurezza, backup, obiettivi di disaster recovery e tempi di notifica delle violazioni?
Ha il diritto di richiedere report di audit indipendenti o certificazioni?

È scritto in quale formato (ad es. CSV, backup del database) ed entro quanti giorni i dati saranno restituiti alla scadenza o alla risoluzione?
Il fornitore deve cancellare le sue copie dopo la restituzione e documentare la cancellazione?
Il servizio può essere prorogato per un ragionevole periodo di transizione fino alla migrazione?
Per l’on-premise: serve un deposito del codice sorgente (escrow)? Cosa succede se il fornitore cessa l’attività?
Sono definite le cause di risoluzione (ad es. violazione persistente dello SLA, insolvenza, cambio di controllo) e i rimborsi in caso di risoluzione?

Di chi sono gli sviluppi, i report e le integrazioni realizzati per lei? Ha almeno un diritto d’uso perpetuo?
Il fornitore è obbligato a manlevarla da pretese di terzi in materia di proprietà intellettuale?
Il tetto di responsabilità (ad es. pari ai canoni annuali) è ragionevole? Le violazioni di dati e di riservatezza sono escluse dal tetto?
Sono definiti la legge applicabile e il foro competente / l’arbitrato?

Le promesse contenute in offerta, matrice dei requisiti, note della demo e colloqui con le referenze sono riportate nel contratto o nei suoi allegati?
Il costo totale a 5 anni è stato ricalcolato con le cifre del contratto?
Operations, IT, finanza e ufficio legale hanno visto tutti il contratto?

Questo documento è un modello di lavoro generale; non sostituisce la consulenza legale, finanziaria o tecnica. Lo adatti alla sua situazione.