جعل كل مورد يجيب عن الأسئلة نفسها بالصيغة نفسها هو أساس المقارنة العادلة. املأ هذا القالب وفق عملياتك؛ ولطلب المعلومات (RFI) تكفي عادةً الأقسام 1–4 و11 و12.
شهادات أمن المعلومات (مثل ISO 27001) والتدقيقات المستقلة
المصادقة (SSO، متعددة العوامل) ونموذج الوصول
الدور وفق قانون حماية البيانات المعمول به (مثل GDPR وKVKK؛ معالج البيانات)، والمعالجون الفرعيون، وأي نقل عابر للحدود
سياسة الإصدارات والترقيات وأثرها على العميل
7. نهج التنفيذ
منهجية المشروع ومراحله ومخرجات كل مرحلة
فريق المورد: الأدوار والخبرة ومن سيعمل في الموقع داخل بلدك
فريق العميل والوقت المتوقع تخصيصه
نهج ترحيل البيانات والاختبار والتدريب
المدة التقديرية والاعتماديات الحرجة
8. الدعم ومستويات الخدمة (SLA)
الأولوية
التعريف
زمن الاستجابة الأولى
زمن الحل / الحل المؤقت
حرج
توقف الشحن أو الاستلام
مرتفع
عملية رئيسية تعمل بقيود
عادي
مستخدم واحد أو مشكلة لها حل مؤقت
اسأل أيضًا عن ساعات الدعم (24/7 أو ساعات العمل)، والدعم بلغتك، وقنوات الدعم، والتزام التوافر (للخدمة السحابية).
9. صيغة العرض التجاري
اطلب من كل مورد ملء الجدول نفسه، دون ضريبة القيمة المضافة وبعملة واحدة.
البند
السنة 1
السنة 2
السنة 3
السنة 4
السنة 5
الترخيص / الاشتراك
الصيانة والدعم
التنفيذ والاستشارات
تطوير التكامل
التطوير (أسطر «تطوير» في المصفوفة)
الاستضافة / البنية التحتية
التدريب
الإجمالي
ما وحدة الترخيص (مستخدم مسمّى، مستخدم متزامن، موقع، حجم معاملات)؟ وماذا يحدث عند التجاوز؟
كيف تُحدَّد الزيادات السنوية في الأسعار، وهل لها سقف؟
هل خطة الدفع مرتبطة بمراحل المشروع؟
يمكنك استخدام حاسبة ROI / TCO لمقارنة العروض.
10. المراجع
اطلب ثلاثة مراجع على الأقل مماثلة في الحجم والقطاع أُطلقت خلال السنوات الثلاث الأخيرة، وقابل واحدًا منها على الأقل في موقعه. استخدم قائمة أسئلة SET-03 في المكالمات.
11. معايير التقييم
حدّد الأوزان قبل فتح العروض ولا تغيّرها. الأوزان أدناه أمثلة فقط.
المعيار
وزن نموذجي
طريقة التقييم
الملاءمة الوظيفية
30%
مصفوفة المتطلبات + درجة العرض (SET-02)
ملاءمة التكامل والملاءمة التقنية
15%
خطة التكامل، والمعمارية، وإجابات الأمن
فريق التنفيذ ونهجه
20%
خطة المشروع، وخبرة الفريق، والمراجع
التكلفة الإجمالية لخمس سنوات
25%
الجدول التجاري وحساب TCO
استدامة المورد والدعم
10%
الوضع المالي، والدعم المحلي، وخارطة الطريق
12. الجدول الزمني وقواعد الرد
الخطوة
التاريخ
إصدار RFP
الموعد النهائي للأسئلة
الموعد النهائي للردود
العروض القائمة على سيناريو
مكالمات المراجع وزيارة الموقع
القرار والعقد
تُرسل الأسئلة كتابيًا إلى جهة اتصال واحدة؛ وتُشارك الإجابات مع جميع الموردين.
تتبع الردود ترتيب هذا القالب، مع مصفوفة المتطلبات بصيغة Excel.
يجب أن تبقى العروض سارية 90 يومًا على الأقل.
السرية: لا يجوز استخدام هذا المستند وملاحقه إلا لإعداد عرض.
هذا المستند قالب عمل عام؛ ولا يغني عن الاستشارة القانونية أو المالية أو التقنية. عدّله وفق ظروفك.