Faire répondre chaque éditeur aux mêmes questions dans le même format est la base d’une comparaison équitable. Remplissez ce modèle pour votre activité ; pour une RFI, les sections 1 à 4, 11 et 12 suffisent généralement.
Remplissez les champs entre crochets et supprimez les lignes qui ne concernent pas votre activité.
Donnez une priorité à chaque exigence : Must (obligatoire), Important, Optionnel. Limitez les obligatoires à l’essentiel.
Demandez aux éditeurs de répondre à chaque ligne par Standard / Paramétrage / Développement / Non disponible. Les réponses « Développement » doivent être chiffrées séparément.
Vous pouvez télécharger la matrice d’exigences au format CSV pour la remplir dans Excel.
1. Présentation de l’entreprise et du projet
Raison sociale et secteur
Sponsor du projet et interlocuteur
Objectif du projet (pourquoi maintenant ?)
Entrepôts / sites concernés
Date de démarrage visée
Fourchette budgétaire (facultatif)
2. Périmètre et objectifs
Rédigez des objectifs mesurables et demandez aux éditeurs d’expliquer comment ils aideront à les atteindre.
Objectif
Valeur actuelle
Valeur cible
Mode de mesure
Exactitude des stocks (par emplacement)
Exactitude de la préparation de commandes
Lignes préparées par heure de préparateur
Temps dock-to-stock
Taux d’expédition le jour même
3. Situation actuelle
Nombre d’entrepôts, surface totale (m²) et hauteur
Types de stockage (racks, stockage en masse, allées étroites, chambre froide…)
Références actives ; part des références nécessitant un suivi lot / péremption / série
Commandes / lignes par jour, en moyenne et en pointe
Volume quotidien de réception (véhicules / bons) et d’expédition
Organisation des équipes et effectif de l’entrepôt
ERP utilisé, version et hébergement
Système d’entrepôt actuel (le cas échéant) et problèmes connus
Indiquez M / I / O dans la colonne de priorité. L’éditeur répond Standard / Paramétrage / Développement / Non disponible et ajoute des preuves (captures, documents) si nécessaire.
ID
Exigence
Priorité
Réponse
REC-01
Réception : réceptions attendues sur commandes d’achat / ASN de l’ERP avec rapport d’écarts
M / I / O
REC-02
Réception : saisie du lot, de la péremption et du numéro de série à la réception, lus dans les codes-barres (GS1)
M / I / O
REC-03
Réception : statut contrôle qualité / quarantaine et libération
M / I / O
PUT-01
Rangement : suggestions d’emplacement à base de règles (classe d’article, taille, poids, ABC, zone)
M / I / O
PUT-02
Rangement : réapprovisionnement automatique (min/max, à la demande)
M / I / O
INV-01
Stock et emplacements : stock en temps réel par emplacement, palette et colis ; statuts de stock
M / I / O
INV-02
Stock et emplacements : inventaires tournants, inventaire complet, approbation des écarts et piste d’audit
M / I / O
INV-03
Stock et emplacements : FEFO / FIFO et règles d’allocation par lot
M / I / O
PCK-01
Préparation : par commande, par lots, par vagues et par zones
M / I / O
PCK-02
Préparation : optimisation du parcours et équilibrage de la charge de travail
M / I / O
PCK-03
Préparation : priorité des commandes, heures de coupure et règles d’expédition partielle
M / I / O
PAC-01
Emballage et expédition : contrôle au poste d’emballage, vérification du contenu et du poids des colis
M / I / O
PAC-02
Emballage et expédition : intégration transporteurs, étiquettes et numéros de suivi
M / I / O
PAC-03
Emballage et expédition : plan de quais / de chargement, bons de livraison et flux de bon de livraison électronique
M / I / O
RET-01
Retours : réception des retours, évaluation de l’état et remise en stock
M / I / O
TRC-01
Traçabilité : traçabilité amont et aval par lot / numéro de série
M / I / O
TRC-02
Traçabilité : déclarations réglementaires de traçabilité (par ex. ITS / ÜTS en Turquie) et agrégation Data Matrix (le cas échéant)
M / I / O
3PL-01
3PL : séparation des stocks et des règles par client, portail client
M / I / O
3PL-02
3PL : facturation à l’activité (stockage, manutention, services à valeur ajoutée)
M / I / O
LAB-01
Main-d’œuvre : gestion des tâches, performance par utilisateur et standards de temps
M / I / O
MOB-01
Mobilité : application pour terminaux (Android) et comportement hors ligne
M / I / O
AUT-01
Automatisation : intégration avec les systèmes de pilotage de convoyeurs, trieurs, AS/RS ou robots (WCS)
M / I / O
REP-01
Reporting : rapports KPI standard, rapports personnalisés et export de données
M / I / O
ADM-01
Administration : contrôle d’accès par rôle et journaux d’activité des utilisateurs
M / I / O
5. Exigences d’intégration
Système
Données échangées
Sens et fréquence
Méthode (API, fichier, middleware)
ERP
Fichier articles, commandes, mouvements de stock, bons de livraison
E-commerce / places de marché
Commandes, mises à jour de stock, retours
Transporteurs
Création d’envois, étiquettes, suivi
Facture électronique / bon de livraison électronique
Documents de bon de livraison et de facture
Automatisation (WCS / API)
Ordres de mission et confirmations
Qui développe l’intégration et qui la maintient ? Le développement côté ERP est-il inclus dans le devis ?
Comment les messages en échec sont-ils surveillés et renvoyés ?
La documentation de l’API est-elle publique ou peut-elle être partagée pendant l’appel d’offres ?
6. Infrastructure technique, sécurité et protection des données
Options d’hébergement (cloud, sur site, hybride) et localisation du centre de données
Fréquence des sauvegardes, rétention et objectifs de reprise après sinistre (RPO / RTO)
Certifications en sécurité de l’information (par ex. ISO 27001) et audits indépendants
Authentification (SSO, multifacteur) et modèle d’accès
Rôle selon la loi de protection des données applicable (par ex. RGPD, KVKK ; sous-traitant), sous-traitants ultérieurs et éventuels transferts hors frontières
Politique de versions et de mises à niveau et son impact sur le client
7. Approche de mise en œuvre
Méthodologie de projet, phases et livrables de chaque phase
Équipe de l’éditeur : rôles, expérience et qui travaillera sur site dans votre pays
Équipe client et temps de mobilisation attendu
Approche de migration des données, des tests et de la formation
Durée estimée et dépendances critiques
8. Support et niveaux de service (SLA)
Priorité
Définition
Délai de première réponse
Délai de résolution / contournement
Critique
L’expédition ou la réception est à l’arrêt
Élevé
Un processus clé fonctionne avec des restrictions
Normal
Un seul utilisateur ou un problème avec contournement
Demandez aussi les horaires de support (24/7 ou heures ouvrées), le support dans votre langue, les canaux de support et l’engagement de disponibilité (pour le cloud).
9. Format de l’offre commerciale
Demandez à chaque éditeur de remplir le même tableau, hors TVA et dans une seule devise.
Poste
Année 1
Année 2
Année 3
Année 4
Année 5
Licence / abonnement
Maintenance et support
Mise en œuvre et conseil
Développement des intégrations
Développement (lignes « Développement » de la matrice)
Hébergement / infrastructure
Formation
Total
Quelle est l’unité de licence (utilisateur nommé, utilisateur simultané, site, volume de transactions) ? Que se passe-t-il en cas de dépassement ?
Comment les hausses annuelles de prix sont-elles fixées, et sont-elles plafonnées ?
L’échéancier de paiement est-il lié aux jalons du projet ?
Vous pouvez utiliser le calculateur ROI / TCO pour comparer les offres.
10. Références
Demandez au moins trois références de taille et de secteur similaires ayant démarré au cours des trois dernières années, et rencontrez-en au moins une sur site. Utilisez le questionnaire SET-03 pour les appels.
11. Critères d’évaluation
Fixez les pondérations avant d’ouvrir les offres et ne les modifiez pas. Les pondérations ci-dessous ne sont que des exemples.
Critère
Pondération d’exemple
Mode de notation
Adéquation fonctionnelle
30%
Matrice d’exigences + note de démo (SET-02)
Adéquation technique et d’intégration
15%
Plan d’intégration, architecture, réponses sécurité
Équipe et approche de mise en œuvre
20%
Plan de projet, expérience de l’équipe, références
Coût total sur 5 ans
25%
Tableau commercial et calcul du TCO
Pérennité de l’éditeur et support
10%
Situation financière, support local, feuille de route
12. Calendrier et règles de réponse
Étape
Date
Émission de la RFP
Date limite des questions
Date limite des réponses
Démos scénarisées
Appels de références et visite de site
Décision et contrat
Les questions sont adressées par écrit à un interlocuteur unique ; les réponses sont communiquées à tous les éditeurs.
Les réponses suivent l’ordre de ce modèle, avec la matrice d’exigences au format Excel.
Les offres doivent rester valables au moins 90 jours.
Confidentialité : ce document et ses annexes ne peuvent être utilisés que pour préparer une offre.
Ce document est un modèle de travail général ; il ne remplace pas un conseil juridique, financier ou technique. Adaptez-le à votre situation.