Основа честного сравнения — чтобы все поставщики отвечали на одни и те же вопросы в одном формате. Заполните этот шаблон для своей операции; для RFI обычно достаточно разделов 1–4, 11 и 12.
Заполните поля в скобках и удалите строки, не относящиеся к вашей операции.
Присвойте каждому требованию приоритет: Must (обязательно), Important (важно), Optional (желательно). Ограничьте обязательные требования действительно необходимыми.
Попросите поставщиков ответить на каждую строку: Стандарт / Настройка / Разработка / Недоступно. Ответы «Разработка» должны оцениваться отдельно.
Матрицу требований можно скачать как CSV-файл и заполнить в Excel.
1. О компании и проекте
Название компании и отрасль
Владелец проекта и контактное лицо
Цель проекта (почему сейчас?)
Склады / площадки в охвате
Целевая дата запуска
Диапазон бюджета (необязательно)
2. Охват и цели
Сформулируйте измеримые цели и попросите поставщиков объяснить, как они помогут их достичь.
Цель
Текущее значение
Целевое значение
Как будет измеряться
Точность запасов (по ячейкам)
Точность отбора заказов
Строк, отобранных за час работы сборщика
Время dock-to-stock
Доля отгрузок в тот же день
3. Текущее состояние
Число складов, общая площадь (м²) и высота
Виды хранения (стеллажи, штабельное хранение, узкий проход, холодильная камера…)
Активные SKU; доля SKU, требующих учёта партий / сроков годности / серийных номеров
Средние и пиковые заказы / строки в день
Ежедневный объём приёмки (машины / накладные) и отгрузки
Сменный график и численность персонала склада
Используемая ERP, версия и размещение
Текущая складская система (если есть) и известные проблемы
Имеющееся оборудование (терминалы, принтеры, Wi-Fi, автоматизация)
4. Функциональные требования
Укажите M / I / O в столбце приоритета. Поставщик отвечает «Стандарт / Настройка / Разработка / Недоступно» и при необходимости прикладывает подтверждения (скриншоты, документы).
ID
Требование
Приоритет
Ответ
REC-01
Приёмка: ожидаемые поступления по заказам на закупку / ASN из ERP с отчётом о расхождениях
M / I / O
REC-02
Приёмка: фиксация партии, срока годности и серийного номера при приёмке со считыванием штрихкодов (GS1)
M / I / O
REC-03
Приёмка: статус контроля качества / карантина и разблокировка
M / I / O
PUT-01
Размещение: подсказки ячеек на основе правил (класс товара, размер, вес, ABC, зона)
M / I / O
PUT-02
Размещение: автоматическое пополнение (мин/макс, по потребности)
M / I / O
INV-01
Запасы и ячейки: остатки в реальном времени по ячейкам, паллетам и коробам; статусы запасов
M / I / O
INV-02
Запасы и ячейки: циклическая и полная инвентаризация, утверждение расхождений и аудиторский след
M / I / O
INV-03
Запасы и ячейки: FEFO / FIFO и правила распределения по партиям
M / I / O
PCK-01
Отбор: позаказный, пакетный, волновой и зональный
M / I / O
PCK-02
Отбор: оптимизация маршрута и балансировка нагрузки
M / I / O
PCK-03
Отбор: приоритет заказов, время отсечки и правила частичной отгрузки
M / I / O
PAC-01
Упаковка и отгрузка: проверка на упаковочном месте, контроль содержимого и веса коробки
M / I / O
PAC-02
Упаковка и отгрузка: интеграция с перевозчиками, этикетки и трек-номера
M / I / O
PAC-03
Упаковка и отгрузка: план рамп / погрузки, накладные и электронная транспортная накладная
M / I / O
RET-01
Возвраты: приёмка возвратов, оценка состояния и возврат в запас
M / I / O
TRC-01
Прослеживаемость: прямая и обратная прослеживаемость по партии / серийному номеру
M / I / O
TRC-02
Прослеживаемость: регуляторная отчётность о прослеживаемости (например, ITS / ÜTS в Турции) и агрегация Data Matrix (если применимо)
M / I / O
3PL-01
3PL: разделение запасов и правил по клиентам, клиентский портал
M / I / O
3PL-02
3PL: биллинг по операциям (хранение, обработка, дополнительные услуги)
M / I / O
LAB-01
Персонал: управление заданиями, производительность пользователей и нормы времени
M / I / O
MOB-01
Мобильность: приложение для терминалов (Android) и работа в офлайне
M / I / O
AUT-01
Автоматизация: интеграция с системами управления конвейерами, сортерами, AS/RS или роботами (WCS)
M / I / O
REP-01
Отчётность: стандартные отчёты по KPI, пользовательские отчёты и выгрузка данных
M / I / O
ADM-01
Администрирование: ролевой контроль доступа и журналы действий пользователей
M / I / O
5. Требования к интеграции
Система
Передаваемые данные
Направление и частота
Способ (API, файл, промежуточное ПО)
ERP
Справочник товаров, заказы, движения запасов, накладные
E-commerce / маркетплейсы
Заказы, обновления остатков, возвраты
Перевозчики
Создание отправлений, этикетки, отслеживание
Электронный счёт / электронная накладная
Накладные и счета
Автоматизация (WCS / ПЛК)
Задания и подтверждения
Кто строит интеграцию и кто её сопровождает? Включена ли в предложение разработка на стороне ERP?
Как отслеживаются и повторно отправляются неуспешные сообщения?
Публична ли документация API или ею можно поделиться во время тендера?
6. Техническая инфраструктура, безопасность и защита данных
Варианты размещения (облако, on-premise, гибрид) и расположение дата-центра
Частота резервного копирования, хранение и цели аварийного восстановления (RPO / RTO)
Сертификаты информационной безопасности (например, ISO 27001) и независимые аудиты
Аутентификация (SSO, многофакторная) и модель доступа
Роль по применимому законодательству о защите данных (например, GDPR, KVKK; обработчик), субобработчики и возможная трансграничная передача
Политика выпуска версий и обновлений и её влияние на заказчика
7. Подход к внедрению
Методология проекта, этапы и результаты каждого этапа
Команда поставщика: роли, опыт и кто будет работать на месте в вашей стране
Команда заказчика и ожидаемая занятость
Подход к миграции данных, тестированию и обучению
Оценочная длительность и критические зависимости
8. Поддержка и уровни сервиса (SLA)
Приоритет
Определение
Время первой реакции
Время решения / обходного пути
Критический
Отгрузка или приёмка остановлены
Высокий
Ключевой процесс работает с ограничениями
Обычный
Один пользователь или проблема с обходным путём
Также спросите про часы поддержки (24/7 или рабочее время), поддержку на вашем языке, каналы поддержки и обязательство по доступности (для облака).
9. Формат коммерческого предложения
Попросите всех поставщиков заполнить одну и ту же таблицу без НДС и в одной валюте.
Статья
Год 1
Год 2
Год 3
Год 4
Год 5
Лицензия / подписка
Сопровождение и поддержка
Внедрение и консалтинг
Разработка интеграций
Разработка (строки «Разработка» в матрице)
Хостинг / инфраструктура
Обучение
Итого
Какова единица лицензирования (именной пользователь, конкурентный пользователь, площадка, объём транзакций)? Что будет при превышении?
Как устанавливается ежегодное повышение цен и есть ли у него предел?
Привязан ли график платежей к вехам проекта?
Для сравнения предложений можно использовать калькулятор ROI / TCO.
10. Референсы
Запросите минимум три референса схожего масштаба и отрасли, запущенных за последние три года, и посетите хотя бы один на месте. Для звонков используйте список вопросов SET-03.
11. Критерии оценки
Установите веса до вскрытия предложений и не меняйте их. Веса ниже — лишь пример.
Критерий
Пример веса
Как оценивается
Функциональное соответствие
30%
Матрица требований + оценка демо (SET-02)
Интеграционное и техническое соответствие
15%
План интеграции, архитектура, ответы по безопасности