Dass jeder Anbieter dieselben Fragen im selben Format beantwortet, ist die Grundlage eines fairen Vergleichs. Füllen Sie diese Vorlage für Ihren Betrieb aus; für eine RFI genügen meist die Abschnitte 1–4, 11 und 12.
Füllen Sie die Felder in Klammern aus und löschen Sie Zeilen, die für Ihren Betrieb nicht zutreffen.
Geben Sie jeder Anforderung eine Priorität: Muss (Must), Important (wichtig), Optional. Beschränken Sie die Muss-Anforderungen auf das wirklich Notwendige.
Bitten Sie die Anbieter, jede Zeile mit Standard / Konfiguration / Entwicklung / Nicht verfügbar zu beantworten. „Entwicklung“-Antworten müssen separat bepreist werden.
Sie können die Anforderungsmatrix als CSV-Datei herunterladen und in Excel ausfüllen.
1. Unternehmens- und Projektübersicht
Firmenname und Branche
Projekteigner und Ansprechpartner
Projektziel (warum jetzt?)
Lager / Standorte im Umfang
Angestrebtes Go-live-Datum
Budgetrahmen (optional)
2. Umfang und Ziele
Formulieren Sie messbare Ziele und bitten Sie die Anbieter zu erläutern, wie sie zu deren Erreichung beitragen.
Ziel
Aktueller Wert
Zielwert
Wie gemessen wird
Bestandsgenauigkeit (nach Lagerplatz)
Kommissioniergenauigkeit
Kommissionierte Positionen pro Kommissionierstunde
Tragen Sie M / I / O in die Prioritätsspalte ein. Der Anbieter antwortet mit Standard / Konfiguration / Entwicklung / Nicht verfügbar und fügt bei Bedarf Nachweise (Screenshots, Dokumente) bei.
ID
Anforderung
Priorität
Antwort
REC-01
Wareneingang: Erwartete Eingänge gegen ERP-Bestellungen / ASNs mit Abweichungsmeldung
M / I / O
REC-02
Wareneingang: Erfassung von Charge, Verfall und Seriennummer beim Eingang, aus Barcodes (GS1) gelesen
M / I / O
REC-03
Wareneingang: Status Qualitätskontrolle / Quarantäne und Freigabe
Wer baut die Integration und wer wartet sie? Ist die Entwicklung auf ERP-Seite im Angebot enthalten?
Wie werden fehlgeschlagene Nachrichten überwacht und erneut gesendet?
Ist die API-Dokumentation öffentlich oder kann sie während der Ausschreibung geteilt werden?
6. Technische Infrastruktur, Sicherheit und Datenschutz
Hosting-Optionen (Cloud, On-Premise, hybrid) und Standort des Rechenzentrums
Sicherungshäufigkeit, Aufbewahrung und Disaster-Recovery-Ziele (RPO / RTO)
Zertifizierungen der Informationssicherheit (z. B. ISO 27001) und unabhängige Audits
Authentifizierung (SSO, Mehrfaktor) und Zugriffsmodell
Rolle nach anwendbarem Datenschutzrecht (z. B. DSGVO, KVKK; Auftragsverarbeiter), Unterauftragsverarbeiter und etwaige Drittlandübermittlungen
Release- und Upgrade-Politik und deren Auswirkungen auf den Kunden
7. Implementierungsansatz
Projektmethodik, Phasen und die Liefergegenstände jeder Phase
Anbieterteam: Rollen, Erfahrung und wer vor Ort in Ihrem Land arbeiten wird
Kundenteam und erwarteter Zeitaufwand
Ansatz für Datenmigration, Tests und Schulung
Geschätzte Dauer und kritische Abhängigkeiten
8. Support und Service-Level (SLA)
Priorität
Definition
Erstreaktionszeit
Lösungs- / Umgehungszeit
Kritisch
Versand oder Wareneingang steht still
Hoch
Ein Kernprozess läuft nur eingeschränkt
Normal
Einzelner Benutzer oder Problem mit Umgehungslösung
Fragen Sie außerdem nach Supportzeiten (24/7 oder Geschäftszeiten), Support in Ihrer Sprache, Supportkanälen und der Verfügbarkeitszusage (bei Cloud).
9. Format des kaufmännischen Angebots
Bitten Sie jeden Anbieter, dieselbe Tabelle auszufüllen – ohne Umsatzsteuer und in einer einzigen Währung.
Position
Jahr 1
Jahr 2
Jahr 3
Jahr 4
Jahr 5
Lizenz / Abonnement
Wartung und Support
Implementierung und Beratung
Integrationsentwicklung
Entwicklung („Entwicklung“-Zeilen der Matrix)
Hosting / Infrastruktur
Schulung
Summe
Was ist die Lizenzeinheit (namentlicher Benutzer, gleichzeitiger Benutzer, Standort, Transaktionsvolumen)? Was passiert bei Überschreitung?
Wie werden jährliche Preiserhöhungen festgelegt, und sind sie gedeckelt?
Ist der Zahlungsplan an Projektmeilensteine gebunden?
Mit dem ROI-/TCO-Rechner können Sie die Angebote vergleichen.
10. Referenzen
Fordern Sie mindestens drei Referenzen ähnlicher Größe und Branche an, die in den letzten drei Jahren live gingen, und besuchen Sie mindestens eine vor Ort. Nutzen Sie für die Gespräche die Fragenliste SET-03.
11. Bewertungskriterien
Legen Sie die Gewichtungen vor dem Öffnen der Angebote fest und ändern Sie sie nicht. Die folgenden Gewichtungen sind nur Beispiele.
Kriterium
Beispielgewichtung
Wie bewertet wird
Funktionale Passung
30%
Anforderungsmatrix + Demobewertung (SET-02)
Integrations- und technische Passung
15%
Integrationsplan, Architektur, Antworten zur Sicherheit
Implementierungsteam und -ansatz
20%
Projektplan, Teamerfahrung, Referenzen
5-Jahres-Gesamtkosten
25%
Kaufmännische Tabelle und TCO-Berechnung
Stabilität des Anbieters und Support
10%
Finanzielle Lage, lokaler Support, Roadmap
12. Zeitplan und Antwortregeln
Schritt
Datum
RFP versendet
Frist für Fragen
Frist für Antworten
Drehbuch-Demos
Referenzgespräche und Standortbesuch
Entscheidung und Vertrag
Fragen werden schriftlich an einen einzigen Ansprechpartner gestellt; Antworten werden allen Anbietern mitgeteilt.
Die Antworten folgen der Reihenfolge dieser Vorlage, mit der Anforderungsmatrix im Excel-Format.
Angebote müssen mindestens 90 Tage gültig bleiben.
Vertraulichkeit: Dieses Dokument und seine Anlagen dürfen nur zur Erstellung eines Angebots verwendet werden.
Dieses Dokument ist eine allgemeine Arbeitsvorlage; es ersetzt keine rechtliche, finanzielle oder technische Beratung. Passen Sie es an Ihre Situation an.