Guía de contratos WMS

Esta guía no es asesoramiento jurídico. Pida a su asesor jurídico que revise el contrato antes de firmar.

El paquete contractual

Una compra de WMS suele constar de varios documentos. Indique en el contrato qué documento prevalece en caso de conflicto.

Licencia y suscripción

• ¿Está claramente definida la unidad de licencia (usuario nominal / concurrente, terminal portátil, sede, volumen de transacciones)? ¿Se cuentan aparte los usuarios de terminales?
• ¿Qué ocurre si se excede el volumen o el número de usuarios? ¿Está fijado en el contrato el precio unitario de licencias adicionales?
• ¿Añadir una sede, empresa o país requiere licencias adicionales?
• ¿Están por escrito el método y el límite de las subidas anuales de precio?
• En suscripciones: ¿cuáles son la duración, la renovación automática y los plazos de preaviso de rescisión?
• ¿Están incluidos en la tarifa los entornos de prueba / formación?
• En licencias perpetuas: ¿cómo se calcula el mantenimiento y qué pasa si deja de pagarlo?

Contrato de implantación

• ¿Es el documento de alcance un anexo? ¿Son compromisos vinculantes las respuestas de la matriz de requisitos (Estándar / Configuración / Desarrollo)?
• ¿Está claro el modelo de precio: precio cerrado o por tiempo y materiales? Con precio cerrado, ¿está escrito lo que queda excluido?
• ¿Están definidos los criterios de aceptación y el proceso de pruebas de aceptación? ¿Cuenta el silencio como aceptación?
• ¿Están los pagos ligados a hitos y a la aceptación? ¿Se retiene el pago final hasta después de la puesta en marcha y el hypercare?
• ¿Figuran en el contrato el proceso de solicitudes de cambio y las tarifas diarias / por hora?
• ¿Se nombra a los miembros clave del equipo del proveedor? ¿Se necesita su aprobación para sustituirlos?
• ¿Hay penalizaciones o créditos de servicio por retrasos?

Niveles de servicio (SLA) y soporte

• ¿Están definidos los niveles de prioridad (crítico, alto, normal) y cubre «crítico» la paralización de las expediciones?
• ¿Están escritos los tiempos de primera respuesta y de resolución / solución provisional para cada nivel? ¿Cubre el horario de soporte sus turnos?
• En servicio en la nube: ¿cuál es el compromiso de disponibilidad mensual y cómo se mide? ¿Se excluye el mantenimiento planificado?
• ¿Hay créditos de servicio o derecho de rescisión por incumplimientos del SLA?
• ¿Están incluidas las actualizaciones? ¿Quién se encarga de trasladar los desarrollos a medida a las nuevas versiones?
• ¿Cuál es la política de fin de vida del producto?

Propiedad de los datos, seguridad y protección de datos

• ¿Establece claramente el contrato que todos los datos operativos (datos maestros, transacciones, informes) pertenecen al cliente?
• ¿Está restringido el uso de los datos por parte del proveedor (p. ej., solo estadísticas anónimas)?
• ¿Están definidos los roles según la normativa de protección de datos aplicable (p. ej., RGPD; en Turquía, la KVKK, Ley n.º 6698): cliente como responsable y proveedor como encargado del tratamiento?
• ¿Se indican el país de alojamiento y el centro de datos? Si los datos se transfieren al extranjero, ¿se cumplen las condiciones de la ley aplicable (p. ej., capítulo V del RGPD; artículo 9 de la KVKK en Turquía)? Compruebe las normas vigentes con su asesor.
• ¿Existe una lista de subencargados y la obligación de notificar los cambios?
• ¿Están por escrito las medidas de seguridad, las copias de seguridad, los objetivos de recuperación ante desastres y los plazos de notificación de brechas?
• ¿Tiene derecho a solicitar informes de auditoría independientes o certificados?

Salida y devolución de datos

• ¿Está escrito en qué formato (p. ej., CSV, copia de la base de datos) y en cuántos días se devolverán los datos al vencimiento o la rescisión?
• ¿Debe el proveedor borrar sus copias tras devolver los datos y documentar el borrado?
• ¿Puede prorrogarse el servicio durante un periodo de transición razonable hasta que migre?
• En instalaciones locales: ¿se necesita un depósito del código fuente (escrow)? ¿Qué ocurre si el proveedor cesa su actividad?
• ¿Están definidas las causas de rescisión (p. ej., incumplimiento persistente del SLA, insolvencia, cambio de control) y los reembolsos en caso de rescisión?

Propiedad intelectual y responsabilidad

• ¿De quién son los desarrollos, informes e integraciones creados para usted? ¿Tiene al menos un derecho de uso perpetuo?
• ¿Está obligado el proveedor a indemnizarle frente a reclamaciones de terceros por propiedad intelectual?
• ¿Es razonable el límite de responsabilidad (p. ej., igual a las tarifas anuales)? ¿Quedan excluidas del límite las brechas de datos y de confidencialidad?
• ¿Están definidos la ley aplicable y los tribunales competentes / el arbitraje?

Comprobación final antes de firmar

1. ¿Se reflejan en el contrato o sus anexos las promesas de la oferta, la matriz de requisitos, las notas de la demo y las llamadas a referencias?
2. ¿Se ha recalculado el coste total a 5 años con las cifras del contrato?
3. ¿Han visto el contrato operaciones, TI, finanzas y jurídico?

Este documento es una plantilla de trabajo general; no sustituye el asesoramiento jurídico, financiero ni técnico. Adáptelo a sus circunstancias.