Guide des contrats WMS

Ce guide ne constitue pas un conseil juridique. Faites relire le contrat par votre conseil juridique avant de signer.

L’ensemble contractuel

Un achat de WMS comprend généralement plusieurs documents. Indiquez dans le contrat quel document prévaut en cas de contradiction.

Document	Ce que cela couvre
Contrat de licence ou d’abonnement	Droit d’utilisation du logiciel, redevances, durée, renouvellement
Contrat de mise en œuvre (projet) et document de périmètre	Travaux de mise en œuvre, livrables, recette, calendrier, échéancier de paiement
Contrat de support et de maintenance / SLA	Horaires de support, délais de réponse et de résolution, disponibilité, crédits de service
Accord de traitement des données	Traitement des données personnelles, mesures de sécurité, sous-traitants ultérieurs

L’unité de licence est-elle clairement définie (utilisateur nommé / simultané, terminal, site, volume de transactions) ? Les utilisateurs de terminaux sont-ils comptés séparément ?
Que se passe-t-il en cas de dépassement de volume ou d’utilisateurs ? Le prix unitaire des licences supplémentaires est-il fixé dans le contrat ?
L’ajout d’un site, d’une société ou d’un pays nécessite-t-il des licences supplémentaires ?
La méthode et le plafond des hausses annuelles de prix sont-ils écrits ?
Pour les abonnements : quels sont la durée, le renouvellement automatique et les préavis de résiliation ?
Les environnements de test / formation sont-ils inclus dans la redevance ?
Pour les licences perpétuelles : comment la maintenance est-elle calculée et que se passe-t-il si vous cessez de la payer ?

Le document de périmètre est-il une annexe ? Les réponses de la matrice d’exigences (Standard / Paramétrage / Développement) sont-elles des engagements contraignants ?
Le modèle de prix est-il clair : forfait ou régie ? Pour un forfait, ce qui est exclu est-il écrit ?
Les critères de recette et le processus de tests de recette sont-ils définis ? Le silence vaut-il recette ?
Les paiements sont-ils liés aux jalons et à la recette ? Le paiement final est-il retenu jusqu’après le démarrage et l’hypercare ?
Le processus de demande de changement et les taux journaliers / horaires figurent-ils dans le contrat ?
Les membres clés de l’équipe de l’éditeur sont-ils nommés ? Votre accord est-il nécessaire pour les remplacer ?
Existe-t-il des pénalités ou des crédits de service en cas de retard ?

Les niveaux de priorité (critique, élevé, normal) sont-ils définis, et « critique » couvre-t-il un arrêt des expéditions ?
Les délais de première réponse et de résolution / contournement sont-ils écrits pour chaque niveau ? Les horaires de support couvrent-ils vos équipes ?
Pour un service cloud : quel est l’engagement de disponibilité mensuelle et comment est-il mesuré ? La maintenance planifiée est-elle exclue ?
Existe-t-il des crédits de service ou un droit de résiliation en cas de manquement au SLA ?
Les mises à niveau sont-elles incluses ? Qui est responsable du portage des développements spécifiques vers les nouvelles versions ?
Quelle est la politique de fin de vie du produit ?

Le contrat indique-t-il clairement que toutes les données opérationnelles (données de base, transactions, rapports) appartiennent au client ?
L’utilisation des données par l’éditeur est-elle restreinte (par ex. statistiques anonymes uniquement) ?
Les rôles sont-ils définis selon la loi de protection des données applicable (par ex. RGPD ; en Turquie, la KVKK, loi n° 6698) : client responsable de traitement, éditeur sous-traitant ?
Le pays d’hébergement et le centre de données sont-ils indiqués ? Si les données sont transférées à l’étranger, les conditions de la loi applicable sont-elles remplies (par ex. chapitre V du RGPD ; article 9 de la KVKK en Turquie) ? Vérifiez les règles en vigueur avec votre conseil.
Existe-t-il une liste des sous-traitants ultérieurs et une obligation de notifier les changements ?
Les mesures de sécurité, sauvegardes, objectifs de reprise après sinistre et délais de notification des violations sont-ils écrits ?
Avez-vous le droit de demander des rapports d’audit indépendants ou des certificats ?

Est-il écrit dans quel format (par ex. CSV, sauvegarde de base de données) et sous combien de jours les données seront restituées à l’échéance ou à la résiliation ?
L’éditeur doit-il supprimer ses copies après restitution des données et documenter la suppression ?
Le service peut-il être prolongé pendant une période de transition raisonnable jusqu’à votre migration ?
Pour une installation sur site : un séquestre du code source est-il nécessaire ? Que se passe-t-il si l’éditeur cesse son activité ?
Les cas de résiliation (par ex. manquement persistant au SLA, insolvabilité, changement de contrôle) et les remboursements en cas de résiliation sont-ils définis ?

À qui appartiennent les développements, rapports et intégrations réalisés pour vous ? Disposez-vous au moins d’un droit d’utilisation perpétuel ?
L’éditeur est-il tenu de vous garantir contre les réclamations de tiers en matière de propriété intellectuelle ?
Le plafond de responsabilité (par ex. égal aux redevances annuelles) est-il raisonnable ? Les violations de données et de confidentialité sont-elles exclues du plafond ?
Le droit applicable et les tribunaux compétents / l’arbitrage sont-ils définis ?

Les promesses de l’offre, de la matrice d’exigences, des notes de démo et des appels de références sont-elles reprises dans le contrat ou ses annexes ?
Le coût total sur 5 ans a-t-il été recalculé avec les chiffres du contrat ?
Les opérations, l’IT, la finance et le juridique ont-ils tous vu le contrat ?

Ce document est un modèle de travail général ; il ne remplace pas un conseil juridique, financier ou technique. Adaptez-le à votre situation.