Far rispondere ogni fornitore alle stesse domande nello stesso formato è la base di un confronto equo. Compili questo modello per la sua operatività; per una RFI di solito bastano le sezioni 1–4, 11 e 12.
Compili i campi tra parentesi ed elimini le righe non pertinenti alla sua operatività.
Assegni una priorità a ogni requisito: Must (obbligatorio), Importante, Opzionale. Limiti gli obbligatori a ciò che è davvero essenziale.
Chieda ai fornitori di rispondere a ogni riga con Standard / Configurazione / Sviluppo / Non disponibile. Le risposte «Sviluppo» vanno quotate separatamente.
Può scaricare la matrice dei requisiti come file CSV da compilare in Excel.
1. Sintesi dell’azienda e del progetto
Ragione sociale e settore
Project owner e persona di contatto
Obiettivo del progetto (perché ora?)
Magazzini / siti nel perimetro
Data obiettivo di avviamento
Fascia di budget (facoltativa)
2. Perimetro e obiettivi
Scriva obiettivi misurabili e chieda ai fornitori di spiegare come aiuteranno a raggiungerli.
Obiettivo
Valore attuale
Valore obiettivo
Come verrà misurato
Accuratezza dell’inventario (per ubicazione)
Accuratezza del prelievo ordini
Righe prelevate per ora-uomo
Tempo dock-to-stock
Tasso di spedizione in giornata
3. Situazione attuale
Numero di magazzini, superficie totale (m²) e altezza
Tipi di stoccaggio (scaffalature, catasta, corsia stretta, cella frigorifera…)
SKU attivi; quota di SKU che richiedono tracciabilità di lotto / scadenza / serie
Ordini / righe al giorno, medi e di picco
Volume giornaliero di ricevimento (veicoli / documenti) e spedizione
Organizzazione dei turni e organico del magazzino
ERP in uso, versione e hosting
Sistema di magazzino attuale (se presente) e problemi noti
Inserisca M / I / O nella colonna priorità. Il fornitore risponde Standard / Configurazione / Sviluppo / Non disponibile e aggiunge evidenze (screenshot, documenti) se necessario.
ID
Requisito
Priorità
Risposta
REC-01
Ricevimento: ricevimenti attesi su ordini d’acquisto / ASN dell’ERP con segnalazione delle discrepanze
M / I / O
REC-02
Ricevimento: rilevazione di lotto, scadenza e numero di serie al ricevimento, letti dai codici a barre (GS1)
M / I / O
REC-03
Ricevimento: stato controllo qualità / quarantena e rilascio
M / I / O
PUT-01
Stoccaggio: suggerimenti di ubicazione basati su regole (classe articolo, dimensione, peso, ABC, zona)
M / I / O
PUT-02
Stoccaggio: rifornimento automatico (min/max, su domanda)
M / I / O
INV-01
Inventario e ubicazioni: stock in tempo reale per ubicazione, pallet e collo; stati dello stock
M / I / O
INV-02
Inventario e ubicazioni: inventari a rotazione, inventario completo, approvazione delle differenze e traccia di audit
M / I / O
INV-03
Inventario e ubicazioni: FEFO / FIFO e regole di allocazione per lotto
M / I / O
PCK-01
Prelievo: per ordine, batch, a ondate e a zone
M / I / O
PCK-02
Prelievo: ottimizzazione del percorso e bilanciamento del carico di lavoro
M / I / O
PCK-03
Prelievo: priorità degli ordini, orari di cut-off e regole di spedizione parziale
M / I / O
PAC-01
Imballaggio e spedizione: verifica alla postazione, controllo di contenuto e peso del collo
M / I / O
PAC-02
Imballaggio e spedizione: integrazione con i vettori, etichette e numeri di tracking
M / I / O
PAC-03
Imballaggio e spedizione: piano di baie / carico, DDT e flusso del documento di trasporto elettronico
M / I / O
RET-01
Resi: ricevimento dei resi, classificazione dello stato e riposizionamento a stock
M / I / O
TRC-01
Tracciabilità: tracciabilità a valle e a monte per lotto / serie
M / I / O
TRC-02
Tracciabilità: notifiche normative di tracciabilità (ad es. ITS / ÜTS in Turchia) e aggregazione Data Matrix (se applicabile)
M / I / O
3PL-01
3PL: separazione di stock e regole per cliente, portale clienti
M / I / O
3PL-02
3PL: fatturazione per attività (stoccaggio, movimentazione, servizi a valore aggiunto)
M / I / O
LAB-01
Manodopera: gestione delle missioni, prestazioni per utente e tempi standard
M / I / O
MOB-01
Mobile: app per terminali (Android) e comportamento offline
M / I / O
AUT-01
Automazione: integrazione con sistemi di controllo di trasportatori, sorter, AS/RS o robot (WCS)
M / I / O
REP-01
Reportistica: report KPI standard, report definiti dall’utente ed esportazione dati
M / I / O
ADM-01
Amministrazione: controllo accessi basato sui ruoli e registri delle attività utente
M / I / O
5. Requisiti di integrazione
Sistema
Dati scambiati
Direzione e frequenza
Metodo (API, file, middleware)
ERP
Anagrafica articoli, ordini, movimenti di stock, DDT
E-commerce / marketplace
Ordini, aggiornamenti di stock, resi
Vettori
Creazione spedizioni, etichette, tracking
Fattura elettronica / DDT elettronico
Documenti di trasporto e fatture
Automazione (WCS / PLC)
Ordini di missione e conferme
Chi realizza l’integrazione e chi la manutiene? Lo sviluppo lato ERP è incluso nell’offerta?
Come vengono monitorati e reinviati i messaggi falliti?
La documentazione API è pubblica o può essere condivisa durante la gara?
6. Infrastruttura tecnica, sicurezza e protezione dei dati
Opzioni di hosting (cloud, on-premise, ibrido) e ubicazione del data center
Frequenza dei backup, conservazione e obiettivi di disaster recovery (RPO / RTO)
Certificazioni di sicurezza delle informazioni (ad es. ISO 27001) e audit indipendenti
Autenticazione (SSO, multifattore) e modello di accesso
Ruolo secondo la normativa sulla protezione dei dati applicabile (ad es. GDPR, KVKK; responsabile del trattamento), sub-responsabili ed eventuali trasferimenti all’estero
Politica di rilascio e aggiornamento e relativo impatto sul cliente
7. Approccio all’implementazione
Metodologia di progetto, fasi e deliverable di ciascuna fase
Team del fornitore: ruoli, esperienza e chi lavorerà in sito nel suo Paese
Team del cliente e impegno di tempo previsto
Approccio a migrazione dei dati, test e formazione
Durata stimata e dipendenze critiche
8. Supporto e livelli di servizio (SLA)
Priorità
Definizione
Tempo di prima risposta
Tempo di risoluzione / soluzione temporanea
Critico
Spedizione o ricevimento sono fermi
Alto
Un processo chiave funziona con limitazioni
Normale
Singolo utente o problema con soluzione alternativa
Chieda anche orari di supporto (24/7 o orario lavorativo), supporto nella sua lingua, canali di supporto e impegno di disponibilità (per il cloud).
9. Formato dell’offerta commerciale
Chieda a ogni fornitore di compilare la stessa tabella, IVA esclusa e in un’unica valuta.
Voce
Anno 1
Anno 2
Anno 3
Anno 4
Anno 5
Licenza / abbonamento
Manutenzione e supporto
Implementazione e consulenza
Sviluppo delle integrazioni
Sviluppo (righe «Sviluppo» della matrice)
Hosting / infrastruttura
Formazione
Totale
Qual è l’unità di licenza (utente nominale, utente concorrente, sito, volume di transazioni)? Cosa succede in caso di superamento?
Come si stabiliscono gli aumenti annuali di prezzo, e hanno un tetto?
Il piano dei pagamenti è legato alle milestone del progetto?
Può usare il calcolatore ROI / TCO per confrontare le offerte.
10. Referenze
Chieda almeno tre referenze di dimensione e settore simili avviate negli ultimi tre anni, e ne incontri almeno una in sito. Usi l’elenco di domande SET-03 per i colloqui.
11. Criteri di valutazione
Fissi i pesi prima di aprire le offerte e non li modifichi. I pesi seguenti sono solo esempi.
Criterio
Peso d’esempio
Come si assegna il punteggio
Aderenza funzionale
30%
Matrice dei requisiti + punteggio della demo (SET-02)
Aderenza tecnica e di integrazione
15%
Piano di integrazione, architettura, risposte sulla sicurezza
Team e approccio all’implementazione
20%
Piano di progetto, esperienza del team, referenze
Costo totale a 5 anni
25%
Tabella commerciale e calcolo del TCO
Solidità del fornitore e supporto
10%
Situazione finanziaria, supporto locale, roadmap
12. Tempistiche e regole di risposta
Fase
Data
Emissione della RFP
Scadenza per le domande
Scadenza per le risposte
Demo a copione
Colloqui con le referenze e visita in sito
Decisione e contratto
Le domande si inviano per iscritto a un unico contatto; le risposte vengono condivise con tutti i fornitori.
Le risposte seguono l’ordine di questo modello, con la matrice dei requisiti in formato Excel.
Le offerte devono restare valide per almeno 90 giorni.
Riservatezza: questo documento e i suoi allegati possono essere usati solo per preparare un’offerta.
Questo documento è un modello di lavoro generale; non sostituisce la consulenza legale, finanziaria o tecnica. Lo adatti alla sua situazione.