Que todos los proveedores respondan a las mismas preguntas en el mismo formato es la base de una comparación justa. Rellene esta plantilla para su operación; para una RFI suelen bastar las secciones 1–4, 11 y 12.
Rellene los campos entre corchetes y elimine las filas que no apliquen a su operación.
Asigne una prioridad a cada requisito: Must (obligatorio), Importante, Opcional. Limite los obligatorios a lo realmente imprescindible.
Pida a los proveedores que respondan cada línea como Estándar / Configuración / Desarrollo / No disponible. Las respuestas «Desarrollo» deben valorarse por separado.
Puede descargar la matriz de requisitos como archivo CSV para rellenarla en Excel.
1. Resumen de la empresa y del proyecto
Nombre de la empresa y sector
Responsable del proyecto y persona de contacto
Objetivo del proyecto (¿por qué ahora?)
Almacenes / sedes incluidos
Fecha objetivo de puesta en marcha
Rango de presupuesto (opcional)
2. Alcance y objetivos
Redacte objetivos medibles y pida a los proveedores que expliquen cómo ayudarán a alcanzarlos.
Objetivo
Valor actual
Valor objetivo
Cómo se medirá
Exactitud del inventario (por ubicación)
Exactitud de la preparación de pedidos
Líneas preparadas por hora de preparador
Tiempo dock-to-stock
Tasa de expedición en el día
3. Situación actual
Número de almacenes, superficie total (m²) y altura
Tipos de almacenamiento (estanterías, apilado en bloque, pasillo estrecho, cámara frigorífica…)
SKU activos; proporción de SKU que requieren seguimiento de lote / caducidad / serie
Pedidos / líneas por día, medios y punta
Volumen diario de recepción (vehículos / albaranes) y de expedición
Régimen de turnos y plantilla del almacén
ERP en uso, versión y alojamiento
Sistema de almacén actual (si lo hay) y problemas conocidos
Indique M / I / O en la columna de prioridad. El proveedor responde Estándar / Configuración / Desarrollo / No disponible y añade pruebas (capturas, documentos) cuando sea necesario.
ID
Requisito
Prioridad
Respuesta
REC-01
Recepción: recepciones previstas contra pedidos de compra / ASN del ERP con informe de discrepancias
M / I / O
REC-02
Recepción: captura de lote, caducidad y número de serie en la recepción, leídos de códigos de barras (GS1)
M / I / O
REC-03
Recepción: estado de control de calidad / cuarentena y liberación
M / I / O
PUT-01
Ubicación: sugerencias de ubicación basadas en reglas (clase de artículo, tamaño, peso, ABC, zona)
M / I / O
PUT-02
Ubicación: reposición automática (mín/máx, según demanda)
M / I / O
INV-01
Inventario y ubicaciones: stock en tiempo real por ubicación, palé y caja; estados del stock
M / I / O
INV-02
Inventario y ubicaciones: recuentos cíclicos, inventario completo, aprobación de diferencias y pista de auditoría
M / I / O
INV-03
Inventario y ubicaciones: FEFO / FIFO y reglas de asignación por lote
M / I / O
PCK-01
Preparación: por pedido, por lotes, por olas y por zonas
M / I / O
PCK-02
Preparación: optimización de rutas y equilibrado de carga de trabajo
M / I / O
PCK-03
Preparación: prioridad de pedidos, horas de corte y reglas de expedición parcial
M / I / O
PAC-01
Embalaje y expedición: verificación en el puesto de embalaje, control de contenido y peso de la caja
M / I / O
PAC-02
Embalaje y expedición: integración con transportistas, etiquetas y números de seguimiento
M / I / O
PAC-03
Embalaje y expedición: plan de muelles / carga, albaranes y flujo de albarán electrónico
M / I / O
RET-01
Devoluciones: recepción de devoluciones, clasificación del estado y reubicación en stock
M / I / O
TRC-01
Trazabilidad: trazabilidad hacia delante y hacia atrás por lote / serie
M / I / O
TRC-02
Trazabilidad: notificaciones regulatorias de trazabilidad (p. ej., ITS / ÜTS en Turquía) y agregación Data Matrix (si aplica)
M / I / O
3PL-01
3PL: separación de stock y reglas por cliente, portal de clientes
M / I / O
3PL-02
3PL: facturación por actividad (almacenaje, manipulación, servicios de valor añadido)
M / I / O
LAB-01
Mano de obra: gestión de tareas, rendimiento por usuario y estándares de tiempo
M / I / O
MOB-01
Movilidad: aplicación para terminales (Android) y comportamiento sin conexión
M / I / O
AUT-01
Automatización: integración con sistemas de control de transportadores, clasificadores, AS/RS o robots (WCS)
M / I / O
REP-01
Informes: informes estándar de KPI, informes definidos por el usuario y exportación de datos
M / I / O
ADM-01
Administración: control de accesos por roles y registros de actividad de usuarios
M / I / O
5. Requisitos de integración
Sistema
Datos intercambiados
Sentido y frecuencia
Método (API, fichero, middleware)
ERP
Maestro de artículos, pedidos, movimientos de stock, albaranes
Comercio electrónico / marketplaces
Pedidos, actualizaciones de stock, devoluciones
Transportistas
Creación de envíos, etiquetas, seguimiento
Factura electrónica / albarán electrónico
Documentos de albarán y factura
Automatización (WCS / PLC)
Órdenes de tarea y confirmaciones
¿Quién construye la integración y quién la mantiene? ¿Está incluido en la oferta el desarrollo en el lado del ERP?
¿Cómo se supervisan y reenvían los mensajes fallidos?
¿Es pública la documentación de la API o puede compartirse durante la licitación?
6. Infraestructura técnica, seguridad y protección de datos
Opciones de alojamiento (nube, local, híbrido) y ubicación del centro de datos
Frecuencia de copias de seguridad, retención y objetivos de recuperación ante desastres (RPO / RTO)
Certificaciones de seguridad de la información (p. ej., ISO 27001) y auditorías independientes
Autenticación (SSO, multifactor) y modelo de accesos
Rol según la normativa de protección de datos aplicable (p. ej., RGPD, KVKK; encargado del tratamiento), subencargados y posibles transferencias internacionales
Política de versiones y actualizaciones y su impacto en el cliente
7. Enfoque de implantación
Metodología del proyecto, fases y entregables de cada fase
Equipo del proveedor: funciones, experiencia y quién trabajará in situ en su país
Equipo del cliente y dedicación esperada
Enfoque de migración de datos, pruebas y formación
Duración estimada y dependencias críticas
8. Soporte y niveles de servicio (SLA)
Prioridad
Definición
Tiempo de primera respuesta
Tiempo de resolución / solución provisional
Crítico
La expedición o la recepción se han detenido
Alto
Un proceso clave funciona con restricciones
Normal
Un solo usuario o una incidencia con solución alternativa
Pregunte también por el horario de soporte (24/7 o laborable), el soporte en su idioma, los canales de soporte y el compromiso de disponibilidad (en la nube).
9. Formato de la oferta comercial
Pida a todos los proveedores que rellenen la misma tabla, sin IVA y en una sola moneda.
Concepto
Año 1
Año 2
Año 3
Año 4
Año 5
Licencia / suscripción
Mantenimiento y soporte
Implantación y consultoría
Desarrollo de integraciones
Desarrollo (líneas «Desarrollo» de la matriz)
Alojamiento / infraestructura
Formación
Total
¿Cuál es la unidad de licencia (usuario nominal, usuario concurrente, sede, volumen de transacciones)? ¿Qué pasa si se excede?
¿Cómo se fijan las subidas anuales de precio y tienen límite?
¿Está el plan de pagos ligado a hitos del proyecto?
Puede usar la calculadora de ROI / TCO para comparar las ofertas.
10. Referencias
Pida al menos tres referencias de tamaño y sector similares que hayan arrancado en los últimos tres años, y visite al menos una. Use la lista de preguntas SET-03 en las llamadas.
11. Criterios de evaluación
Fije las ponderaciones antes de abrir las ofertas y no las cambie. Las ponderaciones siguientes son solo ejemplos.
Criterio
Ponderación de ejemplo
Cómo se puntúa
Encaje funcional
30%
Matriz de requisitos + puntuación de la demo (SET-02)
Encaje técnico y de integración
15%
Plan de integración, arquitectura, respuestas de seguridad
Equipo y enfoque de implantación
20%
Plan del proyecto, experiencia del equipo, referencias
Coste total a 5 años
25%
Tabla comercial y cálculo de TCO
Solidez del proveedor y soporte
10%
Situación financiera, soporte local, hoja de ruta
12. Calendario y normas de respuesta
Paso
Fecha
Emisión de la RFP
Plazo para preguntas
Plazo para respuestas
Demos guionizadas
Llamadas a referencias y visita a instalaciones
Decisión y contrato
Las preguntas se envían por escrito a un único contacto; las respuestas se comparten con todos los proveedores.
Las respuestas siguen el orden de esta plantilla, con la matriz de requisitos en formato Excel.
Las ofertas deben mantenerse válidas al menos 90 días.
Confidencialidad: este documento y sus anexos solo pueden usarse para preparar una oferta.
Este documento es una plantilla de trabajo general; no sustituye el asesoramiento jurídico, financiero ni técnico. Adáptelo a sus circunstancias.