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¿Qué es la recepción de mercancía?
La recepción de mercancía es dar entrada en el almacén, física y documentalmente, al stock procedente de un proveedor o de producción. Una recepción bien diseñada determina la exactitud del inventario, la trazabilidad y la calidad de la ubicación y la preparación posteriores. Una mala recepción es una de las causas más habituales de la queja «tenemos WMS pero el stock nunca cuadra».
Flujo típico de recepción de mercancía
- Cita de vehículo / puerta y asignación de muelle
- Cotejo con el documento previsto o el ASN
- Descarga física y creación de unidades de manipulación (palé / caja)
- Verificación de cantidad, artículo, lote / caducidad / número de serie
- Confirmación de la recepción → registro en stock disponible o de calidad
- Se crea una tarea de ubicación
El «documento de entrada de mercancía» del ERP y la recepción física en el WMS pueden no ocurrir en el mismo momento. El diseño debe indicar claramente qué sistema asume la propiedad del stock y cuándo (correspondencia de movimientos WMS–SAP).
ASN y entregas previstas
Un ASN (aviso anticipado de envío) le dice por adelantado lo que envía el proveedor. El WMS muestra las líneas previstas, de modo que el operario trabaja «contra el plan» en lugar de recibir a ciegas. Sin ASN la recepción se hace igualmente, pero aumentan los errores y el tiempo, y el cotejo de artículos con pedidos queda en manos del operario.
- Cotejo de las líneas del ASN con las líneas físicas (artículo, cantidad, lote)
- Reglas de entrega anticipada / tardía y horas de corte
- Cierre parcial del mismo pedido de compra en varios envíos
Parcial, de más, de menos y dañada
| Situación | Pregunta operativa | Definir en el sistema |
|---|---|---|
| Recepción parcial | Llegó menos de lo previsto | ¿El pedido sigue abierto? ¿Nueva cita? |
| Entrega de más | Llegó más de lo previsto | ¿Tolerancia en %, devolución, ubicación aparte? |
| Falta / artículo equivocado | La línea no coincide | ¿Rechazo, corrección, aviso al proveedor? |
| Dañada | Daño físico | ¿Retención de calidad, fotos, división de cantidades? |
Dejar las excepciones para «ya lo arreglaremos luego en la hoja de cálculo» hace permanentes los descuadres de stock. Cada excepción necesita una autorización, un código de motivo y un estado de stock.
Disciplina de códigos de barras y unidades
El error de recepción más común: confundir los códigos de barras de caja y de unidad, o suponer «1 palé = X cajas» sin que coincida con el embalaje real. Escanear artículo / SSCC / lote con el terminal es mejor que adivinar cantidades.
- Cuáles de los códigos de barras de artículo, caja y palé son obligatorios
- Datos maestros de conversión de unidades (unidad–caja–palé)
- Dónde se capturan lote / caducidad / número de serie (¿en la recepción o en el control de calidad?)
Para el modelo de unidades de manipulación, vea la guía palé–caja–ubicación; para la trazabilidad, la guía de lote, caducidad y número de serie.
Paso a retención de calidad
Algunos artículos no se registran directamente en stock disponible tras la recepción; esperan en estado de calidad / cuarentena. El WMS debe bloquear este stock para preparación y expedición, y la liberación debe disparar la ubicación o el cambio de estado.
Para el proceso de control de calidad en detalle, vea la guía de retención / liberación de calidad. Como mínimo, el diseño de la recepción debe aclarar qué artículos quedan retenidos automáticamente, quién los libera y en qué ubicaciones se guarda el stock retenido.
Dock-to-stock y KPI que seguir
- Dock-to-stock: tiempo desde la puerta hasta que el stock está disponible / la ubicación ha terminado
- Tasa de coincidencia con el ASN y tasa de recepción ciega
- Tasa de excepciones por recepción parcial, de más o con daños
- Diferencias de recuento y repreparaciones causadas por errores de recepción
Saltarse escaneos para ganar tiempo sale más caro a largo plazo. El objetivo es una recepción rápida y exacta, no una cosa o la otra.
Próximos pasos
Pruebe los terminales móviles y tabletas robustas de recepción con artículos reales. Use la guía de selección de escáneres para evaluar la distancia de lectura y los códigos admitidos.
Tras la recepción, el stock tiene que llegar a las estanterías. La ubicación, con sus reglas de colocación, y la reposición de las ubicaciones de picking son los siguientes eslabones de la misma cadena.
Defina la ubicación y el modelo de stock posteriores a la recepción.
Planifique la zona de recepción en su layout
Sitúe la puerta de recepción, la zona de staging y las áreas de control de calidad con sus medidas. Marque la ruta de ubicación para analizar dónde se cruzan los movimientos de recepción y de expedición.